1. Czy w rozliczeniu delegacji w transakcji w FV60 pracownik będzie dostawcą?
09 grudnia 2016TAK – pracownik będzie dostawcą
2. Pracownik zapłacił gotówką i przynosi fakturę. Jak mamy ją wprowadzić? W jaki sposób zostaną mu zwrócone pieniądze?
Faktury opłacone gotówką przez pracowników UW powinny być wprowadzane z użyciem transakcji F-65.
Księgowania powinny wyglądać analogicznie jak obecnie w HMS tj.
1 zapis:
WN (kod księgowania „40”) MA (kod księgowania „31”)
4* kwota netto Dostawca (firma) – kwota brutto
2 zapis:
WN (kod księgowania „25”) MA (kod księgowania „31”)
Dostawca (firma) – kwota brutto Dostawca (pracownik) – kwota brutto
Tak wprowadzony dokument przekazujemy (ze wskazaniem rachunku bankowego pracownika) do Kwestury celem zaksięgowania i dokonania przelewu na rachunek pracownika.
3. Jak należy księgować faktury zagraniczne?
14 grudnia 2016Tak jak faktury krajowe z użyciem transakcji FV60. Księgowania powinny być dokonywane w walucie dokumentu. System automatycznie przeliczy fakturę po kursie NBP z pola „Data dokumentu” w SAP.
4. Pracownik zapłacił gotówką i przynosi fakturę zagraniczną. Jak mamy ją wprowadzić? W jaki sposób zostaną mu zwrócone pieniądze?
Faktury powinny być księgowane analogicznie jak w pkt. 2
z tym wyjątkiem, że księgowania powinny być dokonywane
w walucie dokumentu. Również przy księgowaniu na pracownika należy w poz. WalPłatności wpisać PLN.
Księgowania powinny wyglądać analogicznie jak obecnie w HMS tj.
1 zapis:
WN (kod księgowania „40”) MA (kod księgowania „31”)
4* kwota netto Dostawca (firma) – kwota brutto
2 zapis:
WN (kod księgowania „25”) MA (kod księgowania „31”)
Dostawca (firma) – kwota brutto Dostawca (pracownik) – kwota brutto
5. Jak sprawdzić czy faktura została zapłacona?
Transakcja FBL1N:
- Wybieramy dostawcę z listy rozwijanej.
- Jednostka gospodarcza (UW01).
- W wyborze pozycji zaznaczamy „wszystkie pozycje”.
- W rodzaju zaznaczamy „pozycje standardowe”, „operacje specjalne”, „wst. wprowadzone pozycje”.
- Po odnalezieniu odpowiedniej pozycji należy się w nią „wklikać”, w polu „Rozliczenie” podana będzie data wyciągu bankowego oraz numer dokumentu.
6. Jak wprowadzić fakturę korygującą?
Fakturę korygującą należy wprowadzić w takiej samej transakcji, w jakiej wprowadzona została faktura pierwotna
tj. w transakcji FV60. W transakcji tej wybieramy operację „Nota uznaniowa”.
UWAGA! Kwoty, które na fakturze korekcie mają znak minus, wprowadzamy ze znakiem plus.
7. Jak zaksięgować fakturę VAT, na której są różne stawki podatku VAT? Czy rozbić poszczególne pozycje ze względu na VAT?
Tak, należy rozbić poszczególne pozycje ze względu na stawkę VAT oraz rodzaj odliczenia z wykorzystaniem odpowiedniego kodu podatku.
8. Co w przypadku, gdy SAP wylicza inaczej wartość podatku VAT niż jest na fakturze?
W takim przypadku należy wejść w zakładkę Podatek
i „odhaczyć” obliczanie podatku i ręcznie wpisać prawidłową kwotę podatku VAT z faktury.
9. Jak wprowadzić do systemu fakturę dostawcy, która została wystawiona w ramach zawartej umowy barterowej? UW nie płaci za taką fakturę, zostaje ona skompensowana w wystawioną przez UW fakturą sprzedaży.
Przy wstępnym wprowadzeniu faktury zakupowej na zakładce „Płatność” w polu „Forma płatności” należy wybrać „B-Barter”. Kwestura po zaksięgowaniu faktury dokona jej rozliczenia z fakturą sprzedaży wystawioną przez UW.
10. Jaki należy wprowadzić kod podatku przy księgowaniu faktur zagranicznych na 4080030000?
Należy wprowadzić kod podatku XT.
11. Czy zawsze wystawienie faktury sprzedaży należy poprzedzić wprowadzeniem zamówienia?
Tak. Specyfiką programu SAP jest tworzenie faktury w odniesieniu do zamówienia.
12. W jaki sposób rozliczać delegacje studentów, doktorantów oraz osób niebędących pracownikami UW, którzy biorą udział w projekcie badawczym?
Delegacje należy wprowadzać w transakcji FV60. Student, doktorant lub inna osoba niebędąca pracownikiem UW powinna być założona w grupie dostawców DFIZ-Osoby fizyczne.
13. Jakie rejestry będą przekazywane do Kwestury?
Do Kwestury należy przekazywać rejestr sprzedaży zgodnie z zał. 29 ( dotyczy: sprzedaż krajowa, WDT, eksport towarów, świadczenie usług poza terytorium kraju) oraz rejestry wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), importu usług (IU) oraz dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca (DPN). Wzory rejestrów WNT, IU oraz DPN nie ulegają zmianie.
14. Jak zaksięgować w SAP PK dotyczące korekty księgowania kontrahenta z 2010000000 na 2460000000?
Przeksięgowanie dostawcy jest możliwe poprzez transakcję F-65 i w kodzie księgowania należy wprowadzić:
- KK 25 i numer dostawcy
- KK 39, numer dostawcy oraz kod operacji specjalnej „I”.
15. Gdzie rozpoczyna się księgowanie faktury zagranicznej? Czy jednostka księguje faktury zagraniczne?
Tak. Każda faktura zagraniczna musi być zaksięgowana w SAP przed przekazaniem jej do Kwestury.
16. Co oznacza komunikat „! Dla obiektu RF_BELEG UW01 przedział nie istnieje FBN1” po częściowym wprowadzeniu dokumentu faktury w transakcji FV60?
Powyższy komunikat oznacza, że w tej transakcji nie ma ustawionego rodzaju dokumentu. Aby go uruchomić należy wejść w opcje przetwarzania i w opcji rodzaju dokumentu wybrać wprowadzenie z krótkim oznaczeniem.
17. Do czego służą elementy PSP?
15 grudnia 2016W systemie do zarządzania uczelnią SAP nie można zdefiniować kont księgi głównej dla zespołu 5. Funkcjonalność tą przejmują elementy PSP – dlatego też do każdego zapisu na kontach zespołu 4 konieczne jest wprowadzenie właściwego elementu PSP. Na elementach PSP ujmuje się koszty wg rodzajów działalności.
W Uniwersytecie Warszawskim zostały wyodrębnione następujące grupy elementów PSP:
500 – działalność dydaktyczna
501 – działalność naukowo-badawcza
531 – działalność pomocnicza
535 – działalność socjalna
550 – koszty wydziałowe
551 – koszty ogólnouczelniane
Profile projektów w ramach działalności 500:
50001 – koszty kształcenia na studiach stacjonarnych finansowane
z dotacji z budżetu państwa
50002 – koszty kształcenia na studiach niestacjonarnych finansowane
z przychodów własnych
50003 – koszty kształcenia na studiach stacjonarnych finansowane
z przychodów własnych
50004 – fundusz innowacji dydaktycznych
50005 – programy dydaktycznie finansowane z funduszy pomocowych UE,
50006 – programy dydaktyczne finansowane z funduszy strukturalnych UE,
50007 – koszty prowadzenia kursów,
50008 – środki finansowe do rozliczenia,
50009 – program ERASMUS
50010 – koszty kształcenia na studiach podyplomowych
50011 – pozostałe koszty działalności dydaktycznej związanej
z procesem kształcenia studentów stacjonarnych finansowanej z dotacji
z budżetu państwa
50012 – pozostałe koszty działalności dydaktycznej finansowane
z przychodów własnych
50013 – dotacje KNOW i projakościowe
Ewidencja kosztów według działalności prowadzona jest w podziale na jednostki organizacyjne Uczelni- Działy Gospodarcze, MPK-i.
Budowa elementów PSP – Zespół 5:
Elementy PSP administracyjne – profile projektów 50001, 50002, 50003, 50007, 50010, 50011, 500-12 oraz 531, 535, 550, 551 (na przykładzie Działu Gospodarczego Kwestura D943 i MPK-u głównego Kwestury 9430000):
500-D943-01-9430000
500-D943-02-9430000
500-D943-03-9430000
500-D943-07-9430000
500-D943-10-9430000
500-D943-11-9430000
500-D943-12-9430000
531-D943-00-9430000
535-D943-00-9430000
550-D943-00-9430000
551-D943-00-9430000
Elementy PSP – typowe projekty – profile projektów 50004, 50005, 50006, 50008, 50009 oraz wszystkie profile projektów w działalności 501 (na przykładzie Działu Gospodarczego Wydział Fizyki D111 – MPK jest zawarte
w danych podstawowych elementu PSP):
A) Typowe projekty (za wyjątkiem profili projektów 50164 i 50186) gdzie niewyodrębniane są rachunki bankowe do obsługi projektów
501-D111-66-0004963
B) Typowe projekty (za wyjątkiem profili projektów 50164 i 50186) gdzie konieczne jest wyodrębnienie rachunku bankowego do obsługi projektu
Rachunek bankowy: 07 1160 2202 0000 0003 0633 2207
501-D111-60-0072207
C) Typowe projekty – profile 50164 i 50186 (istnieje możliwość podziału elementu PSP na maksymalnie 99 podelementów)
501-D111-64-0176005-01
…
501-D111-64-0176005-99
18. Czym zastąpione są konta zespołu „5” w SAP?
16 grudnia 2016|
HMS KONTO KSIĘGI GŁÓWNEJ |
SAP ELEMENT PSP |
|
| PROJEKT-DZIAŁALNOŚĆ DYDAKTYCZNA |
500-21-00-00-08-464354 |
500-D121-08-0464354 |
| PROJEKT-DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO-BADAWCZA |
501-10-01-00-66-4008 |
501-D110-66-4008 MPK 1100100 |
| DZIAŁALNOŚĆ DYDAKTYCZNA (koszty kształcenia studenta stacjonarnego) |
500-10-01-00-01 |
500-D110-01-1100100 |
| KOSZTY WYDZIAŁOWE |
550-10-01-00 |
550-D110-00-1100100 |
19. Jak zaksięgować listę płatniczą „stypendium dla młodego naukowca”? W systemie HMS było księgowane: str. WN 4* lub 840*, str.MA 234/-. Jak taki dekret będzie wyglądał w systemie SAP?
03 stycznia 2017Księgowanie wygląda analogicznie jak w HMS. W Sapie należy stypendium wprowadzić poprzez transakcję FV60 gdzie stypendysta jest dostawcą – strona MA(zakładka dane podstawowe), a strona WN jest księgowana w pozycjach „Konto KG”, „Kwocie wal.” oraz w „elemencie PSP”. Natomiast w „kodzie podatku” kod XV.
20. Jak księgować w SAP przeniesienie środków z USOS (WN 149- MA-135-) i przez jaką transakcję? W HMS ten dekret był doksięgowywany ręcznie
04 stycznia 2017Dokumenty z USOS są księgowane tak jak w HMS czyli strona WN na 135-wydział-bank a strona MA 702 i 750. Nr dziennika jest automatycznie nadawany przez SAP i zamykany w momencie księgowania więc nie ma możliwości żadnych dodatkowych księgowań w tym dzienniku. Dekret WN 149 MA 135 należy analogicznie jak w HMS doksięgować ręcznie tworząc osobny nr dziennika, w którym należy doksięgować przeniesienie środków z USOS powołując się w opisie na numer dokumentu oraz dziennik (osobno na każdy dzień). Wszystkie księgowania WN 149 MA 135 z całego miesiąca powinny znaleźć się w jednym dzienniku. Dokument można zaksięgować przez transakcję F-65 lub FV50 i należy używać wyłącznie rodzaju dokumentu MI.
21. Zostaje faktura, w których stawka ma 4 miejsca po przecinku bo są to stawki za 1 KWh energii elektrycznej albo stawka wynikająca z kursu USD. W istniejącym systemie mogę wpisać tylko dwa miejsca po przecinku. Stawki energii wynikają z faktury dostawcy, który je podaje z taką dokładnością
Refaktury nie muszą mieć identycznego przelicznika jak faktury pierwotne. Proszę wystawiać faktury z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
22. Jest do wprowadzenia przedpłata. Pracownicy Sekcji Finansowej nie posiadają do tego uprawnień
Uprawnienia do wprowadzania dokumentów pro-memoria (transakcja F-47) posiada tylko Pełnomocnik Kwestora (pracownik posiadający uprawnienia Pełnomocnika Kwestora).
23. Czy do przeglądania danych Dostawcy (nazwa, adres, NIP, nr konta bankowego) służą tylko kody: FK03 i S_ALR_87012086? Czy na taką możliwość przeglądania danych Dostawców należy mieć dodatkowe uprawnienia?
Przeglądanie danych kontrahentów możliwe jest poprzez transakcję
XK03 – Dostawcy
XD03 – Odbiorcy
24. Czy można w SAP opłacać faktury i przekazywać wynagrodzenia i koszty pośrednie z konta walutowego? Czy będzie to płacone z konta podstawowego UW i Wydział będzie musiał robić przewalutowania?
05 stycznia 2017W SAP można realizować płatności za faktury PLN bezpośrednio z rachunku walutowego, tak wprowadzony dokument zaczyta się do systemu bankowego i płatność zostanie zrealizowana w PLN ale z rachunku walutowego.
Należy pamiętać przy tym aby zamiast formy płatności „E” wprowadzać „W”.
Proszę zatem wprowadzać tego typu płatności bezpośrednio z rachunku walutowego, do przewalutowań pozostaną koszty wynagrodzeń a także koszty pośrednie.
Również uprzejmie proszę o wpisanie na dokumencie nr konta bankowego oraz waluty, z którego ma być zrealizowany przelew.
25. W jaki sposób można dokonać zmiany rachunku bankowego, który pojawi się na fakturze wystawionej dla odbiorcy?
20 stycznia 2017Sposób zmiany rachunku bankowego, który widnieje na fakturze wystawionej dla odbiorcy został opisany w Podręczniku użytkownika SD (moduł SD).
Zmiany rachunku bankowego danej jednostki organizacyjnej UW można dokonać na etapie tworzenia faktury (w transakcji VF01). W systemie SAP do … [czytaj dalej]
26. Jak zaksięgować w SAP składki ZUS i z jaką regułą księgowania?
26 stycznia 2017Płatności z list płac – reguła Płatność dla dostawcy bez rozliczenia (-DB1)
Lista dostawców publiczno-prawnych
| Dostawca | Nazwisko 1 | Grupa |
| P22603SP51 | ZUS-Społeczne opis na wyciągu ZUS1 | DPUB |
| P22604ZD52 | ZUS-Zdrowotne opis na wyciągu ZUS2 | DPUB |
| P22605FP53 | ZUS-Fundusz Pracy opis na wyciągu ZUS3 | DPUB |
Natomiast VAT-7D z regułą księgowania –KG1 na konto 2210000000
27. Jak wydrukować fakturę by otrzymać oryginał i kopię?
27 stycznia 2017Po utworzeniu faktury (VF01) przechodzimy do transakcji VF03. Wprowadzamy numer faktury, a następnie… [czytaj dalej]
28. Czy przed zaksięgowaniem wyciągu można podejrzeć jak dokument zostanie zaksięgowany?
15 grudnia 2017Tak, należy kliknąć w ikonę „Przegląd dokumentu” 
w lewym rogu ekranu.
29. Czy przed zaksięgowaniem dokumentu promemoria można podejrzeć jak dokument zostanie zaksięgowany?
Tak, należy kliknąć w ikonę „Przegląd dokumentu” w lewym rogu ekranu.
30. Jak w systemie SAP mogę wyszukać dokument po dowolnie wybranym kryterium np. po kwocie?
Można to zrobić w transakcji FBL3N. Po uruchomieniu transakcji należy kliknąć na ikonę „Ograniczenia dynamiczne” 
, wyszukać dowolne pole np. „Kwota w WKr”, zaznaczyć kliknięciem 
i przenieść na prawą część ekranu klikając w ikonę . Pole pojawi się po prawek stronie ekranu, należy wpisać szukaną kwotę i uruchomić transakcję ikoną „Zegarka” 
31. W jaki sposób wprowadzić obciążenie karty płatniczej do SAP po kursie banku? Jak wprowadzić PK do systemu SAP jeśli niezgodna jest kwota w PLN, ale kwota w walucie jest zgodna?
23 kwietnia 2018Podczas wprowadzania wyciągu bankowego z karty służbowej/sporządzania PK w walucie w transakcji F-65 po wejściu w transakcję F-65 należy „odhaczyć” „Przekaz, kwoty do faktury tylko w walucie dokum.”
Po wstępnym wprowadzeniu dokumentu, ale przed zaksięgowaniem można to sprawdzić w „Nagłówku dokumentu”
Pole „Waluta dokum.” powinno być również „odhaczone”.
32. W jaki sposób wprowadzić do SAP listę do wypłaty nagrody obciążonej podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
W celu prawidłowego wprowadzenia nagrody wraz podatkiem do SAP pod jednym numerem dokumentu należy:
WN Kwota MA
„4” kwota brutto
Kwota netto do wypłaty dostawca – kontrahent
Kwota podatku od nagrody dostawca – P22902PIT8